MAKALAH

PERENCANAAN

Tugas ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Perbekalan

Dosen : Drs. Ignatius Wagimin, MSi

Disusun oleh :




BKK PAP kelas A

JANAR TETA K7407188

PENDIDIKAN EKONOMI

FAKULTAS KEGURUAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2009

BAB I

PENDAHULUAN




A. LATAR BELAKANG MASALAH

Organisasi merupakan suatu system dari usaha kerja sama dari sekelompok orang yang terkait secara formal untuk mencapai tujuan. Dalam suatu organisasi terdapat aktivitas - aktivitas yang sangat kompleks untuk mendukung kelancaran pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Aktivitas – aktivitas tersebut diantaranya meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Aktivitas diantara aktivitas – aktivitas tersebut adalah perencanaan. Perencanaan merupakan suatu proses pemikiran rasional dan penetapan secara tepat mengenai berbagai macam hal yang akan dikerjakan dimasa yang akan dating dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tanpa adanya sebuah perencanaan yang baik maka aktivitas maka aktivitas yang lain tidak akan berjalan dengan lancer.

Dalam perencanaan terdapat unsur – unsur diantaranya yaitu : 1. Pemikiran rasional mengenai dugaan, pemikiran atau perhitungan untuk masa datang, 2. Pemikiran rasional itu tidak dibuat atas dasar khayalan belaka, tetapi berdasar pada fakta atau data yang objektif, 3. Persiapan atau tindakan pendahuluan untuk kegiatan yang akan datang, 4. Tujuan. Dengan adanya unsur – unsur tersebut menjadikan perencanaan merupakan aktivitas yang sangat penting dalam suatu organisasi atau badan.


































B. RUMUSAN MASALAH




Dari latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut :

1. Apa arti pentingnya suatu perencanaan dalam manajemen perbekalan ?

2. Bagaimana syarat – syarat perencanaan yang baik dalam manajemen perbekalan ?

3. Apa manfaat perencanaan dalam manajemen perbekalan ?




C. TUJUAN DAN MANFAAT




Tujuan dari penyusunan makalah ini adalah :

1. Untuk mengetahui arti pentingnya uatu perencanaan dalam manajemen perbekalan

2. Untuk mengetahui bagaimana syarat – syarat perencanaan yang baik dalam suatu

Manajemen Perbekalan.

3. Untuk mengetahui manfaat perencanaan dalam manajemen perbekalan.

Manfaat dari penyusunan makalah ini adalah :

Untuk menambah khasanah pengetahuan dan wawasan tentang fungsi perencanaan dalam manajemen perbekalan.




















































BAB II

LANDASAN TEORI




A. PENGERTIAN PERENCANAAN




Perencanaan merupakan suatu proses pemikiran rasional dan penetapan secara tepat mengenai berbagai macam hal yang akan dikerjakan dimasa yang mendatang, dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Ada pendapat lain tentang pengertian perencanaan yakni proses dasar dimana menejemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya.




B. BENTUK – BENTUK PERENCANAAN




Bentuk – bentuk perencanaan antara lain :

1. Program

Merupakan tahap – tahap dalam penyelasaian suatu pekerjaan yang dilakukan secara berurutan.

2. Standar

Norma yang telah ditetapkan sebagai alat ukur terhadap hasil yang akan dicapai.

3. Anggaran

Suatu rencana tentang penggunaan dan pemanfaatan sumber Daya ( uang dan tenaga ) yang tersedia.

4. Acara

Merupakan kebijaksanaan dan prosedur rumit yang biasanya diperkuat dengan anggaran modal dan anggran – anggaran pengusahaan yang diperlukan.

5. Siasat

Merupakan rencana yang disusun sebagai taktik melawan rencana lembaga organisasi, perusahaan pesaing.

6. Metode

Cara tertentu untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

7. Kebijaksanaan

Pernyataan umum yang menuntun, menyalurkan pemikiran, pengambilan keputusan para petugas bawahan diberbagai bagian dalam suatu negara.

8. Prosedur

Merupakan rencana karena bersangkutan dengan pemilihan suatu cara bertindak dan berlaku untuk kegaiatan – kegiatan diwaktu yang akan datang.

9. Peraturan

Cermin suatu keputusan yang diambil terlebih dahulu oleh seorang pemimpin lembaga atau organisasi agar suatu tindakan devinitive, kadang dalam situasi tertentu, dijalankan dengan cara tertentu pula.




C. FAKTOR – FAKTOR YANG MEMBATASI PERENCANAAN

Faktor – faktor yang mempengaruhi perencanaan antara lain :

1. Ketidakpastian masa depan

2. Perencanaan yang dihasilkan tidak memenuhi syarat sebagaimana mestinya.

3. Perencanaan tidak bersifat luwes.

4. Rencana disusun dari apa saja, sehingga tidak dimengerti oleh para bawahan yang

melaksanakannya.

5. Kurangnya pengawasan terhadap pelaksanaan rencana sehingga terjadi berbagai

penyimpangan atau penyelewengan.























































BAB III

PEMBAHASAN




1. Perencanaan dalam Manajemen Logistik

Untuk dapat memperkembangkan perubahan-perubahan ke arah keadaan yang lebih baik, mutlak perlu adanya cara yang berencana, yang memuat keinginan dan usaha dasar dalam bentuk rumusan dasar dan pedoman guna suatu tujuan.

Perencanaan untuk kebutuhan yang akan datang terkadang dihadpkan dengan hal-hal yang tidak pasti. Karena itu perencana atau perancang hendaknya juga memperhatikan sebaiknya

ketidaktentuan dan perubahan dikemudian hari membuat perencanaan menjadi satu keharusan. Hari depan penuh ketidak pastian sehingga setiap keputusan harus dipikirkan.

• Untuk merumuskan perhatian kepada sasaran.

Karena setiap perencanaan ditunjukan kearah pencapaian sasaran, maka tindakan perencanaan itu sendiri memusatkan perhatian penuh kepada sasaran tersebut.

• Untuk memperoleh operasi yang ekonomis

Perencanaan sangat meminimkan biaya karena memberi tekanan kepada operasi yang efisien dan segi ketepatan.

• Untuk memudahkan pengawasan.

Para manajer pimpinan tidak bisa memeriksa jalannya pekerjaan bawahan tanpa mempunyai tujuan dan program sebagai ukuran. Pengawasan tidak akan dapat dilakukan tanpa rencana untuk dipakai sebagai standar.




Perencanaan sangatlah penting karena perencanaan merupakan fungsi dasar atau fundamental manajemen, yaitu POAC (planing, organizing, actuating, and controling). Dari situ saja sudah terlihat perencanaan menduduki urutan pertama. Artinya sebelum Organizing, Actuating, dan Controlling dilakukan terlebih dahulu membuat perencanaan.

Bahkan pentingnya perencanaan antara lain :

a) Dengan perencanaan tujuan organisasi dapat terarah.

b) Dengan perencanaan suatu aktivitas lembaga, organisasi usaha dapat diarahkan kepada suatu tujuan yang telah ditetapkan.

c) Dengan adanya perencanaan membantu efisiensi kerja.

d) Perencanaan membantu menentukan tindakan yang mambawa kepada tujuan.

e) Perencanaan dapat membantu menghindari kesalahan dalam usaha.

f) Perencanaan dapat menghemat tenaga manajemen.




2. Syarat – syarat perencanaan yang baik dalam suatu organisi

Suatu perencanaan dikatakan baik, apabila dibuat berdasarkan fakta yang konkrit dan dilakukan secara bersama – sama diantara orang – orang yang ada di dalam organiasi. Suatu perencanaan yang dapat menghasilkan suatu rencana yang baik, apabila dilakukan berdasarkan parinsip – prinsip yang meliputi 5W dan 2H. Yang berarti bahwa dalam perencanaan itu harus mampu memberikan jawaban tujuh pertanyaan sebagai berikut :

a) What ( apa ) yang harus dikerjakan, dalam pertanyaan ini harus memuat penjelasan dan perincian kegiatan dan perincian kegiatan yang dibutuhkan atau faktor – faktor produksi yang diperlikan untuk melaksanakan kegiatan dalam usaha mencapai tujuan yang diingainkan.

b) Where ( daimana ) pekerjaan itu harus dilaksanakan, dalam pertanyaan ini harus memuat penjelasan tentang lokasi fisik damana setiap pekerjaan harus dikerjakan. Sehingga dengan dengan demikian segenap alat dan fasilitas yang diperlukan dapat disediakan pada tempat yang telah ditentukan.

c) When ( kapan ) pekerjaan itu dikerjakan, dalam pertanyaan ini harus memuat jawaban mengenai dimualai dan diakhirinya suatu pekerjaan baik untuk tiap – tiap bagian maupun untuk keseluruhan. Dan bilamana perlu dikemukakan pula tentang standar waktu untuk sesuatu jenis pekerjaan.

d) Who ( siapa ) yang tepat melaksanakan pekerjaan, dalam pertanyaan ini harus memuat penjelasan tentang kualifikasi orang yang akan melaksanakan, baik mengalami pengalaman, kemampuan, pendidikan, dan sebagainya.

e) Why ( mengapa ) pekerjaan itu harus dilakukan, dalam hal ini memuat penjelasan atau deskripsi mengapa pekerjaan ini harus dilakukan, dan mengapa tujuan itu harus dicapai.

f) How ( bagaimana ) cara mengerjakannya, dalam hal ini memuat penjelasannya tentang tehnik atau metode pelaksanaan pekerjaan.

g) How ( bagaimana ) dengan biaya yang diperlukan untuk pekerjaan itu, memuat tentang ongkos atau anggaran belanja yang diperlukan ( budget ), serta alokasinya kedalam masing-masing pos anggaran.




3. Manfaat perencanaan dalam suatu organisasi

Dalam sebuah organisasi, dengan melakukan perencanaan kita akan memperoleh banyak manfaat antara lain sebagai berikut :

a) Membantu kita untuk segara menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan sekeliling kita.

b) Membantu kita untuk memahami keseluruhan gambaran operasi secara lebih jelas.

c) Membantu penempatan tanggung jawab yang lebih tepat.

d) Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian organisasi.

e) Membuat tujuan lebih khusus, rinci, dan lebih mudah dipahami.

f) Meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti.

g) Menghemat waktu, usaha, dan dana.

Disamping manfaat, perencanaan juga mempunyai kelemahan sebagai berikut :

a) Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kondisi nyata.

b) Perencanaan cenderung menunda kegiatan.

c) Perencanaan mungkin terlalu membatasi management untuk berinisiatif dan berinovasi.

d) Kadang-kadang hasil yang paling baik di dapat oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah itu terjadi.

e) Ada rencana-rencana yang diikuti dengan cara-cara yang tidak konsisten.










BAB IV

PENUTUP




KESIMPULAN




Dari pembahasan diatas dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan. Perencanaan dilakukan untuk mencapai :

1. Protective Benefit

Perencanaan yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.

2. Positive Benefit

Perencanaan ini dalam bentuk meningkatnya kesuksesan pencapaian tujuan dalam suatu organisasi.

Selain itu ada empat fungsi perencanaan, yaitu :

a) Untuk mengimbangi ketidaktentuan dan perubahan.

b) Untuk memusatkan perhatian kepada sasaran.

c) Untuk memperoleh operasi yang ekonomi.

d) Untuk memudahkan pengawasan.




Perencanaan sangatlah penting karena perencanaan merupakan fungsi dasar atu fundamental manajemen yaitu POAC (planing, organizing, actuating, and controling). Bahkan ketiga fungsi dasar manajemen harus juga direncanakan.

Selain itu pentingnya perencanaan antara lain :

a. Dengan perencanaan tujuan organisasi dapat terarah.

b. Dengan perencanaan suatu aktivitas lembaga, organisasi usaha dapat diarahkan kepada suatu tujuan yang telah ditetapkan.

c. Dengan adanya perencanaan membantu efisiensi kerja.

d. Perencanaan membantu menentukan tindakan yang mambawa kepada tujuan.

e. Perencanaan dapat membantu menghindari kesalahan dalam usaha.

f. Perencanaan dapat menghemat tenaga manajemen