Senin, 01 Agustus 2011

MAKALAH KEARSIPAN


BAB I
PENDAHULUAN
Arsip sebagai salah satu sumber informasi yang memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan yang dilakukan dalam sebuah organisasi maupun intansi. Data kearsipan sangat diperlukan bagi setiap intansi pemerintah maupun swasta demikian juga dengan kecamatan Miri, Sragen.
A.                Latar Belakang Masalah
            Sebuah instansi pemerintahan atau swasta dalam melakukan suatu pekerjaan dan kegiatan pelayanan terhadap masyarakat memerlukan data dan informasi salah satunya adalah data kearsipan. Data kearsipan sangat diperlukan bagi setiap instansi pemerintah maupun swasta demikian juga dengan kecamatan Miri, Sragen. Salah satu kunci dari kelancaran organisasi perkantoran terletak pada pengelolaaan data kearsipan yang sistematis, sederhana, dan efisien. Pengelolaaan data kearsipan sangat penting agar sewaktu – waktu apabila arsip diperlukan dapat diketahui persis keberadannya dan dapat dengan mudah serta cepat ditemukan. Karena arsip merupakan pusat dokumentasi dari suatu kegiatan yang telah berlangsung dan tempat mencari berbagai keterangan yang diperlukan bagi tindakan atau putusan yang akan datang dalam suatu instansi. Oleh karena itu, pengelolaan data kearsipan yang meliputi penyimpanan, pemeliharaan, dan penggunaan arsip merupakan hal yang mutlak diperlukan. Pada awalnya orang mengenal arsip hanya setumpuk kertas yang tidak berharga. Tapi sekarang arsip merupakan hal yang penting dalam sebuah kantor atau instansi, baik instansi pemerintah atau intansi swasta. Arsip tidak hanya berupa kertas tetapi juga dapat berupa film, kaset, slide, video, disket, dan foto copy yang disimpan serta dipelihara selama diperlukan jangka waktu tertentu.
B. Identifikasi Masalah
            Dari latar belakang masalah yang dikemukakan sebelumnya, arsip sedemikian penting bagi penunjang kegiatan dalam organisasi atau instansi, maka dari itu penulis mengidentifikasikan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana cara penyimpanan dan pemeliharaan arsip yang dilakukan oleh kecamatan Miri, Sragen.
2. Bagaimana cara penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip yang dilakukan oleh kecamatan Miri, Sragen.
3. Bagaimana sistem kearsiapan yang diterapkan oleh kecamatan Miri, Sragen.
C. Rumusan Masalah
            Rumusan masalah merupakan inti dari permasalahan yang penulis akan kembangkan lebih luas pada bab – bab selanjutnya, sehingga dengan adanya rumusan masalah tersebut penulis akan lebih mudah serta terfokus dalam menyelesaikan permasalahan Tugas Akhir ini, adapun rumusan masalah tersebut adalah mempelajari pengelolaan data kearsipan pada kecamatan Miri, Sragen.
D. Pembatasan Masalah
            Untuk menghindari kesimpangsiuran dalam pembahasan Tugas ini, maka sangat dibutuhkan kesimpulan yang tepat dan jelas. Masalah yang menjadi batasan dalam penulisan Tugas ini yaitu pengelolaan data kearsipan yang dilakukan kecamatan Miri, Sragen.
E. Maksud dan Tujuan
            Maksud dari penulisan Tugas ini adalah untuk menjelaskan upaya penanganan dan pengelolaan kearsipan yang dilakukan oleh kecamatan Miri, Sragen.
F. Metode Penulisan
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis menggunakan metode pengembangan proyek. Dalam pengumpulan data atau informasi itu sendiri penulis menggunakan metode sebagai berikut:
1. Wawancara (Interview)
Adalah pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis dengan melakukan tanya jawab (interview) kepada pihak yang berwenang di Kecamatan Cibungbulang tersebut.
2. Pengamatan (Observasi)
Penulis melakukan tinjauan langsung guna mengetahui keadaan sebenarnya dan sistem pengarsipan yang dilakukan oleh Kecamatan Cibungbulang Kabupaten Bogor.
3. Kepustakaan
Suatu metode yang dilakukan penulis dengan mengambil dari berbagai sumber yang berkaitan dengan permasalahan yang dibahas.
G. Waktu Dan Tempat
1. Waktu
Waktu pelaksanaan observasi dimulai dari tanggal 16 Maret
2. Tempat
Penulis mengambil tempat di kantor Kecamatan
KANTOR KECAMATAN MIRI
Jl. KARTINI No.1 MIRI, GEMOLONG, SRAGEN 57276












BAB II
LANDASAN TEORI

A. PENGERTIAN KEARSIPAN
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus di musnahkan.
 
B. PERAN KEARSIPAN
            Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional. Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari system penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:   
1)     Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2)     Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3)     Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4)     Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5)     Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6)    Sebagai alat pengingat
7)    Sebagai alat penyimpanan warkat
8)    Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
9)    Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
10)  Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkatwarkat penting mengenai kemajuan organisasi.
BAB III
PEMBAHASAN

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen Dokumentasi sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dari segi pengelolaan arsip yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan. Cara menglola arsip di kecamatan Miri, Sragen adalah :
a.       Dimasukkan/dicatat dalam buku agenda baik dalam buku agenda masuk maupun buku agenda keluar.
b.      Dipilah-pilahkan sesuai dengan bidang dan materi, baik yang arsip pasif maupun arsip aktif maupun asif.
c.       Disimpan dalam tempat penyimpanan dengan maksud dapat di temukan sewaktu – waktu dengan mudah.
o   Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan, peyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam administrasi negara. Contoh Arsip pasif       : undangan.
o   Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Contoh : Arsip aktif            : surat yang berlanjut dan bercabang ( surat yang perlu di tindak lanjut).
Sistem yang digunakan dalam tata kearsipan di kantor ini adalah :
Penerimaan surat dan atau pengeluaraan surat dikantor melalui kepala sub bagian umum.
Maksudnya adalah :
a.       Surat masuk di agenda oleh bagian umum. Kemudian disampaikan kepada camat untuk mendapatkan diposisi atau perintah. Dalam lembar diposisi, kemudian oleh bagian umum didistribusikan atau dibagikan kepada para kasi sesuai dengan materi surat masuk tersebut. Misalnya pada bagian kegiatan pemerintahan kekasi pemerintahan, bidang ekonomi pembangunan ke kasi ekonomi pembangunan, dan lain-lain. Kemudian diarsip oleh kasi-kasi yang bersangkutan.
b.      Surat keluar, surat-surat yang dibuat oleh para kasi-kasi kemudian dihimpun oleh kasubag umum kemudian dimintakan tandatangan oleh camat, selanjutnya didistribusikan oleh kasubag umum sesuai dengan alamat surat yang dituju. Arsip surat keluar tersebut juga disimpan oleh para kasi. Sedangkan arsip-arsip yang menyangkut disimpan dan diproduksi oleh bendahara.
Sistem penyimpanan arsip di kecamatan Miri, Sragen diantaranya:
1.      Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
2.      Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
3.      Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
4.      Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
5.      Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan di kantor ini pada dasarnya sebagian besar sama dengan alat – alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya, peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, terdiri dari :
1. Map
Map yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip.
2. Folder
Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet.
3. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
4. Filing Cabinet
Filing cabinet (file cabinet) adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas - berkas atau arsip.
5. Almari Arsip
Almari arsip adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip.
6. Berkas Kotak (Box file)
Berkas atau box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat)
7. Rak Arsip
Rak arsip adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan berkas - berkas atau arsip.
8. Cardex (Card Index)
Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci - laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu - kartu yang akan disimpan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.
9. File yang dapat dilihat (Visible reference record file)
Visible reference record file adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip - arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur, dan sebagainya.

Sistem ini dilakukan dengan mempertimbangkan manfaat-manfaatnya diantaranya :
a)      Surat masuk maupun keluar dapat terimpan dengan tertip dan baik.
b)      Dapat dengan mudah menemukan bila sewaktu-waktu dicari.
c)      Tersimpan dengan baik dan tidak mudah rusak.
Dengan kata lain asas efisiennya adalah bisa dengan mudah mencari surat arsip yang dibutuhkan dan tidak membinggungkan sehingga timbullahefisiensi dalam mencari surat-surat.
Jenis-jenis arsip di kecamatan Miri, Sragen antaralain :
1.      Arsip surat keputusan.
2.      Arsip buku-buku penting, contoh : buku pedata.
3.      Arsip keuangan.
4.      Arsip data-data, contoh : data penduduk, data wilayah, surst nikah, surat cerai, surat kematian, surat kelahiran, surat pindah.
5.      Arsip surat-surat keluar, contoh :  undangan.
6.      Arsip surat masuk, contoh : surat pemerintahan, surat pensiun
Pengelompokan arsip di kecamatan Miri, Sragen :
1.      Arsip masalah pembangunan,
Macamnya : surat-surat yang menyangkut pembangunan fisik. Contoh : surat pembangunan masjid.
2.      Arsip masalah ekonomi,
Macamnya : masalah peternakan, perikanan, pertanian. Contoh : pemberian bantuan pemerintah kepada masyarakat.
3.      Arsip masalah pemerintahan,
Misalnya : arsip yang menyangkut masalah kependudukan, aparat, kedisiplinan, dan kepegawaian. Contoh : membuat KTP, KK miskin, jumlah penduduk, luas tanah dan lain-lain.
4.      Arsip masalah kesejahteraan rakyat,
Misalnya : arsip suratsurat yang menyangkut tentang kesejahteraan rakyat. Contoh : arsip tentang kemiskinan, KK, bantuan social, kesehatan, pendidikan dan lain-lain.
5.      Arsip masalah keamanan dan ketertiban,
Misalnya : Arsip surat - surat yang menyangkut tentang keamanan dan ketertiban masyarakat. Contoh : posko keamanan lingkungan lain-lainya.
Kendala yang dihadapi dalam mengelola arsip di kecamatan Miri, Sragen  :
1.      Belum ada spesialisasi pekerjaan secara terinci.
2.      Belum ada personil atau pegawai yang menagani secara khusus di bidang arsip.
3.      Belum ada tempat penyimpanan arsip secara khusus dan baik.
4.      Perlengkapan kearsipan yang belum lengkap, masih sederhana dan belum memadai
5.      Penyusutan arsip yang tidak teratur.
Cara mengatasinya adalah dengan cara sistem penyimpanan arsip dipadu/dilaksanakan oleh kepala sub bagian maupun para kasi yang bersangkutan.
Contohnya adalah dengan :
v  Menambah sarana dan prasarana yang menunjang.
v  Dirangkap oleh personil yang lainya.

BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

Saat ini informasi merupakan tolak ukur kemajuan peradaban suatu bangsa. Ketersediaan informasi sangat menentukan kelancaran manajemen. Salah satu sumber. Informasi penting adalah Arsip. Arsip memiliki berbagai bentuk yang secara prinsip merupakan informasi yang terekam. Karena arsip pada hakikatnya merupakan rekaman dan aktivitas/kegiatan organisasi sebagai pengingat menggantikan keterbatasan ingatan manusia. Pertumbuhan akumulasi arsip akan sejalan dengan pelaksanaan fungsi organisasi, artinya arsip akan terus berkembang dalam jumlah dan jenis medianya sehingga diperlukan fasilitas penyimpanan yang terus berkembang.
. Dalam rangka mengoptimalkan daya dukung terhadap kearsipan, perlu pengelolaan Arsip secara sistematis, yang dilakukan sejak tahap penciptaan, penggunaan dan pemerliharaan dan tahap penyusutan. Arsip yang dikelola secara baik, benar dan sistematis akan memungkinkan tersedianya informasi yang lengkap, dalam waktu cepat, serta pengguna maupun informasi yang tepat. Terciptanya pengelolaan yang baik harus di dukung oleh berbagai elemen dalam suatu organisasi. Selain itu juga harus didukung SDM yang professional, anggaran yang memadai, sarana dan prasarana yang standar, serta system yang baku, aplikatif dan efisien. Selain itu perkembangan teknologi informasi merupakan tantangan yang harus diikuti oleh bidang kearsipan.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar